Peran Komunikasi dalam TQM
Rabu, 17 Mei 2017 | 13:06 WIB

TRB 17_05_2017 Peran Komunikasi dalam TQMSETIAP manusia dalam menunjang kelancaran aktivitas kehidupannya menggunakan komunikasi kepada orang lain agar tujuan yang diharapkan atau diinginkan dapat tercapai. Komunikasi dapat diartikan sebagai usaha untuk menyampaikan maksud tertentu kepada orang lain, sehingga orang tersebut dapat memahaminya. Komunikasi berfungsi untuk mengendalikan banyaknya pesan yang disampaikan, memotivasi untuk menyampikan pesan, ekpresi perasaan dan yang paling utama adalah menyampaikan informasi.

Komunikasi dapat dilakukan dengan cara verbal atau nonverbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang disampaikan dengan menggunakan bahasa atau perkataan yang berisi pesan-pesan, sedangkan komunikasi nonverbal dilakukan dengan berbagai cara seperti ekspresi wajah, intonasi suara, gerakan tubuh dan kekuatan jarak antar individu dalam melakukan percakapan. Kualitas komunikasi ditentukan oleh seberapa jauh pemahaman penerima terhadap pesan yang diterimanya. Hal itu dapat dipengaruhi dengan sikap, pengetahuan (tingkat pendidikan), keterampilan dan sistem sosiokultural yang dianut oleh seorang komunikator (pengirim) dan komunikasi (penerima).

Sebelum menjelaskan pengertian Total Quality Manajemen atau sering disebut dengan TQM, penulis akan mencoba menjelaskan tentang sejarah singkat munculnya TQM. Evolusi gerakan total quality dimulai tahun 1920 yang ditemukan oleh Frederick Taylor yang sering disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Aspek yang paling fundamental dan manajemen ihniah adalah pemisahan antara perencanaan dan pelaksanaan. TQM dikembangkan pertama kali pada tahun 1950 oleh Dr. W. Edward Darning seorang ilmuwan AS yang akhirnya sampai sekarang dipakai oleh perusahaan-perusahaan di Jepang, kadang orang mengira bahwa TQM itu berasal dari Jepang.

Menurut Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana dalam bukunya Total Quality Management (2001) adalah perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas dan pengertian serta kepuasan pelanggan. Jadi TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya. Agar sebuah perusahaan atau organisasi sukses dalam menjalankan harus berkonsentrasi pada 8 (delapan) elemen kunci yaitu : Etika (etics), Integritas (Integrity), Kepercayaan (trust), Pelatihan (training), Kerja Tim (team work), Kepemimpinan (leadership), Penghargaan (recognition) dan Komunikasi (Communication).

Komunikasi akan mengikat segala sesuatu secara bersama-sama. Dimulai dari pondasi sampai ke atap dari suatu bangunan TQM, semua elemen diikat oleh campuran semen pengikat berupa komunikasi. Komunikasi bertindak sebagai sebuah mata rantai penghubung antara semua elemen TQM. Komunikasi berarti sebuah pemahaman bersama terhadap satu atau sekelompok ide-ide antara pengirim dan penerima informasi. TQM yang sukses  menuntut komunikasi dengan, dan/ atau diantara, semua anggota organisasi, pemasok dan juga pelanggan. Para Supervisor harus memelihara keterbukaan dari arus komunikasi dimana seluruh karyawannya dapat mengirim dan menerima semua informasi tentang proses-proses TQM. Adalah suatu hal yang vital bahwa komunikasi harus dirangkai dengan penyampaian informasi yang benar bukan dengan informasi yang keliru. Supaya komunikasi bisa menjadi sesuatu yang dapat dipercaya maka pesan yang disampaikan harus jelas dan penerima informasi harus memiliki penafsiran yang sama dengan apa yang dimaksud pengirimnya. Berdasarkan arahnya, komunikasi dapat dibedakan atas:
a) Komunikasi ke bawah. Komunikasi jenis ini merupakan bentuk dominan dari komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi. Metoda presentasi dan diskusi biasanya didasarkan pada jenis komunikasi ini. Dengan cara ini pula para Supervisor dapat memberikan penjelasan yang baik tentang TQM kepada semua karyawannya.
b) Komunikasi ke atas. Melalui komunikasi jenis ini karyawan-karyawan dari level yang lebih rendah dapat memberikan saran-saran atau usulan-usulan kepada manajemen yang lebih tinggi tentang pengaruh dari TQM dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Selama karyawan-karyawan tersebut memberikan kritik-kritik yang konstruktif dan mendalam, para ‘Supervisor harus berusaha mendengarkan dengan cermat dan efektif untuk memperbaiki situasi yang muncul dari penerapan TQM. Komunikasi jenis ini akan membentuk sebuah tingkat kepercayaan yang baik antara para Supervisor dengan bawahan-bawahannya. Komunikasi jenis ini juga mirip dengan komunikasi pemberian wewenang, dimana para Supervisor tetap terbuka untuk menerima dan mendengarkan bawahan-bawahannya.
c) Komunikasi ke samping. Jenis komunikasi ini juga penting sebab ia sangat berguna untuk mematahkan penghalang antar departemen. Ia juga memudahkan urusan dengan pelanggan dan pemasok dalam cara yang lebih profesional.

Dari penjelasan diatas tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sukses tidaknya sebuah perusahaan atau organisasi dalam menggunakan Total Quality. Management adalah melibatkan seluruh individu untuk berkomitmen dalam mengembangkan perusahaan atau organisasinya tentunya dengan komunikasi yang terbuka dan jujur maka niscaya Total Quality Management akan dapat dilaksanakan dengan baik.

________________________________

Drs. Ign. Dadut Setiadi, MM
Pengajar Prodi Ilmu Komunikasi dan Anggota The Soegijapranata Institute
Unika Soegijapranata

(Tribun Jateng 17 Mei 2017, hal. 2)

Kategori: